가톨릭관동대 규정관리시스템

제1장 총칙

제1조(목적)

이 규정은 문서의 작성, 처리ㆍ통제에 필요한 세부사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조(정의)

이 규정에서 문서란 우리대학교 편제 안에 있는 모든 기관의 부서에서 대내외적인 업무를 처리하기 위해 작성·시행하는 문서(도면, 사진, 디스크, 테이프, 필름, 슬라이드, 전자문서 등의 특수매체기록을 포함한다.)와 외부기관으로부터 접수한 문서를 말한다.

제3조(문서의 종류)

문서의 종류는 다음과 같이 분류한다.

1. 법규문서 : 법규, ‘법인 정관', ‘학칙', 그 밖의 규정류에 대한 문서

2. 지시문서 : 발령, 예규, 지시, 일일명령 등 총장이나 상위직 부서장이 하위직원에 대하여 일정한 사항을 지시하는 문서

3. 공고문서 : 공고ㆍ광고 등 교직원, 학생, 일반인에게 일정한 사항을 알리기 위한 문서

4. 학적문서 : 졸업생, 재학생, 재적생의 신상기록, 학적, 성적을 기록한 문서나 입학관계 문서

5. 일반문서 : 제3조 제1호부터 제4호까지에 속하지 않는 문서

제4조(문서의 성립과 효력 발생)

문서는 최종결재권자의 결재가 있음으로써 성립하고 상대방에게 도달(전자문서는 수신자의 컴퓨터 파일에 기록되는 것을 말한다.)됨으로써 그 효력이 발생한다. 다만, 공고문서의 경우는 그 공고가 있은 후 5일이 경과한 날로부터 그 효력이 발생한다.

제2장 문서의 형식

제5조(용지의 규격)

문서의 용지는 학적부, 도면, 통계표, 증명서류, 그 밖에 특정한 용도의 문서를 제외하고는 가로 210밀리미터 세로 297밀리미터(A4용지)를 세워서 사용함을 원칙으로 한다.

제6조(문서의 용어)

① 문서는 표준어를 사용하여 한글로 가로로 쓰는 것을 원칙으로 하며 간결하고 명료해야 하고 본문이 끝나기까지 행을 비워서는 안 된다.

② 외래어는 한글로 쓰는 것을 원칙으로 하되 특별한 경우에는 예외로 한다.

③ 문서에 쓰는 숫자는 아라비아 숫자로 하되 날자와 시간은 숫자로 표시하며 시간은 24시간제로 하고 시와 분의 문자는 생략하고 두점(:)을 찍어 구분하며 년, 월, 일의 문자는 생략하고 점(.)을 찍어 구분한다.

제7조(색채)

글자의 색채는 푸른색이나 검정색으로 한다. 다만, 수정이나 주의표시를 할 때에는 붉은색을 사용할 수 있다.

제8조(수정)

문서의 글자, 내용의 일부분을 수정하거나 삭제ㆍ삽입할 때에는 붉은색 이중선을 긋고 그 윗부분에 푸른색이나 검정색으로 정서한 뒤 수정하거나 삭제ㆍ삽입한 책임자가 날인한다. 다만, 중요한 수정을 하거나 삭제ㆍ삽입을 한 경우에는 좌우 여백에 가제한 수를 표시하고 날인해야 한다.

제9조(면표시)

① 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 중요한 문서가 두 장 이상으로 이루어진 때에는 문서의 아래 중앙에 전체면의 수와 그 면의 일련번호를 기입해야 한다.

② 첨부서류에는 면의 표시를 따로 하며, 전체면의 수는 생략할 수 있다.

제10조(문서의 구성)

문서의 구성은 다음과 같이 머리말, 본문, 맺음말로 구성한다.

1. 머리말 : 부서명, 문서기호, 분류기호, 문서번호, 시행연월일, 경유, 수신과 참조로 구성

2. 본문 : 제목과 내용으로 구성

3. 맺음말 : 발신자명의와 수신자로 구성

4. 전언통신문 : 머리말과 본문으로 구성하며, 머리말에 발신자명의를, 본문에 송수신 시각과 송수신자의 직위와 성명으로 구성

제11조(분류기호와 문서번호)

① 문서의 분류기호는 부서기호로 하며, 실ㆍ처, 대학, 대학원, 부속기관, 부설연구소 단위로 하되 과단위로 세분할 수 있다.

② 문서의 분류기호는 별도로 정한다.

③ 문서번호는 학연도별 일렬번호를 주관부서에서 분류기호 다음에 부여한다.

제12조(끝ㆍ첨부번호)

① 문서의 본문이 끝나면 한 자를 띄우고 "끝"자를 쓰고 첨부물이 있을 때에는 본문에서 줄을 바꾸어 ‘첨부'라 기재하고 첨부물의 순위, 명칭, 부수를 표시한 후 한 자를 띄어 "끝"자를 쓴다.

② 본문이 우측 한계선에서 끝났을 경우에는 좌측 한계선에 한 자를 띄고"끝"자를 쓴다.

③ 서식으로 끝나는 본문에는 서식 하단 우측에 "끝"자를 쓴다.

④ 일괄기안의 경우 "끝" 표시는 각 안마다 제12조 제1항부터 제4항까지에 따른다.

제13조(항목의 구분)

문서의 내용을 그 이상의 항목으로 나누어 구분할 필요가 있을 때에는 다음과 같이 표시한다.

1. 항목의 구분은 1, 2, 3으로 한다.

2. 1, 2, 3 속의 항목의 구분은 가, 나, 다로 한다.

3. 가, 나, 다 속의 항목의 구분은 1) 2) 3)으로 한다.

4. 1) 2) 3) 속의 항목의 구분은 가) 나) 다)로 한다.

5. 가) 나) 다) 속의 항목의 구분은 (1) (2) (3)으로 한다.

6. (1) (2) (3) 속의 항목의 구분은 (가) (나) (다)로 한다.

제14조(발신명의)

① 외부문서는 총장의 명의로 발신하되 필요한 경우 부속기관장 명의로도 발신할 수 있다.

② 내부문서는 부서별 결재권자의 명의로 발신한다.

③ 제안문서는 개인 명의로 발신할 수 있다.

제15조(직인ㆍ계인의 사용)

① 각종 증빙서류에는직인과계인을 사용하고 외부문서에는 직인을발신자명의 끝 자가 직인의 중앙에 위치하도록 날인한다. 다만,경미한 내용이나 동일문서의 부수가 많은 것은문서상단 중앙에 직인생략 표시를 하고 직인을 생략할 수 있다.

② 내부문서 중 직인이 없는 직위에 있는 자는 발신자명의 위에 서명과 발신자명의 끝 자 위에 날인으로 할 수 있다.

③ 전언통신문은 직인을 생략한다.

④ 시행문서와 기안문서 중 특히 중요한 문서는 철해진 부분에 직인과 계인을 날인한다.

⑤ 우리대학교 직인을 포함, 사용하는 인장의 사용에 대한 세부사항은 ‘직인보관 및 사용세칙'에 따른다.

제3장 문서의 작성 및 처리

제16조(문서의 기안)

① 문서의 기안은 업무담당자가 하며 전자문서로 함을 원칙으로 한다. 다만, 업무의 성격상 특별한 사정이 있는 경우에는 그러하지 아니한다. ② 결재를 얻기 위한 기안은 정해진 서식에 따라 기안한다.

③ 간단한 내부보고나 내부결재 문서에도 기안용지를 사용할 수 있다. 이 경우 수신처 란에 보고, 품의, 내부결재의 표시를 해야 한다.

④ 기안문에 첨부되는 자료에는 작성자의 책임을 밝힐 필요가 있다고 인정될 경우, 서명해야 한다.(개정 `18.10.12.)

제17조(기안의 책임)

문서기안의책임은 기안하는 자에게 있다.

제18조(일괄기안)

상호 관련성이 있는 문서로서 일괄하여 기안하는 것이 필요하다고 인정될 경우에는 (제1안), (제2안) 등으로 구분하여 동일한 기안용지에 기안할 수 있으며 시행문을 작성할 경우에는 이를 각각 분리하여 작성한다.

제19조(협조전)

① 각 부서간의의견교환과 협조사항의 처리를 위하여 정해진 서식으로 협조전을 사용할 수 있다.

② 경미한 사항의 협조는 전화 등으로 대신할 수 있다

제20조(장부에 의한 처리)

정기보고나 수시보고, 경미한 사항의 허가, 인가, 증명서 교부,그 밖에관례적인 사무에 대한 문서는 따로 기안하지 않고 그 내용을 관계 장부에 따라 처리할 수 있다.

제21조(타부서와의 협조)

① 기안문의 내용이 다른 부서의 협조를필요로 할경우에는 기안용지의 협조자서명 칸에 서명을 받아야 하며, 협조에 동의할 수 없는 경우는 그 사유를 명시하고 서명해야 하고 동의할 수 없음을 이유로 서명을 거부해서는 안 된다.

② 필요한 경우 문서를 사본하여 협조할 수 있다. 사본된 문서는 원본과 대조를 하고 확인자가 서명 날인한다.

제22조(수신처 참조)

동일 내용의 문서로 수신처가 다수인 경우에는 수신란에 수신처 참조라고 기재하고 맺는 글에 수신처를 기입한다.

제23조(결재)

① 문서의 효력발생은 결재권자의 결재를 받아야 한다.

② 결재권자는 정해진 결재란에 서명한 후 결재 일자를 명시해야하며 필요에 따라 시간을 명시할 수 있다.(개정 `18.10.12.)

③ 기안한 문서의 결재에 있어 결재권자가 부결이나 의견을 달리할 경우에는 그 사유를 제시해야 한다.

제24조(전결, 대결, 후결)

① 총장은 사무의 내용에 따라 소속 교직원으로 하여금 위임전결하게 할 수 있으며, 그 위임전결사항은 ‘위임전결 규정'에 따른다.

② 결재권자가 출장, 휴가, 그 밖의 사유로 부재중일 때에는 그 직무를 대행하는 자가 대결할 수 있으며 내용이 중요한 것은 후결을 받아야 한다.

③ 긴급히 시행해야 할 문서로서 최종결재권자가 부재중이어서 즉시 결재를 할 수 없고 그 내용이 중요하여 대결키 어려울 때에는 후결이라 표시하고 최종결재권자의 직무를 대행할 수 있는 자가 결재한 후 우선 시행한다. 다만, 시행 후 결재권자의 결재를 받아야 하며 후결 시 내용이 변경되었을 때에는 수정된 대로 효력을 가지며 수정사항은 수신자에게 통보해야 한다.

제25조(시행문의 작성)

결재를 받은 문서 중 발신해야 할 문서에 대하여는 정해진 서식에 따라 수신자의 수만큼 시행문을 작성한다.

제26조(문서의 통제)

① 총무팀은 문서의 발송전에 기안문과 시행문의상이여부를 검토하고 기안문서에 통제인을 날인한다.

② 총무팀은 다음 사항을 검토한 후 미비한 사항을 발견했을 경우에는 발송을 보류하고 문서를 주무부서로 통보하여 보완하도록 해야 한다.

1. 결재권자의 결재여부

2. 다른 문서와 내용상 중복ㆍ상충 여부

3. 기안문과 시행문의 일치여부

4. 분류번호, 보존기간 등 정형화된 기재사항의 정확성과 누락여부

5. 전결, 대결 구분의 착오여부

6. 첨부물의 첨부여부

7. 발신방법의 지정여부

8. 관계부서와의 합의ㆍ협조여부

제27조(시행문의 발송)

① 문서는 정보통신망을 이용하여 총무팀에서 발송함을 원칙으로 한다. 다만, 업무의 성격 기타 특별한 사정이 있는 경우에는 인편, 우편, 모사전송 등의 방법으로 발송할 수 있으며 내용이 중요한 문서는 발송사실을 증명할 수 있는 방법으로 발송하여야 한다.

② 주무부서에서는 결재된 문서의 시행문을 기안문과 함께 총무팀으로 이송하며, 총무팀은 시행문에 직인과 발송인을 찍고 문서발송대장에 기재한 후 발송하며, 기안문서는 주무부서에 이송한다.

제28조(내부문서의 발송)

① 다른 부서로 발송되는 내부문서는 소관 주무부서에서 직접 전자문서로 발송한다.

제29조(외부문서의 접수)

① 외부문서는 총무팀에서 접수하며 주무부서에서 직접 받은 외부문서는 지체 없이 총무팀에 이를 인계하여 접수대장에기재시켜야한다.

② 당직근무자가 외부문서를 받은 때에는 당직을 마친 후 정상근무 시간이 시작되면 바로 총무팀에 이를 인계해야 한다.

③ 접수된 문서에는 문서처리인을 찍고 그 접수일시와 번호를 적은 후 문서분류에 따라 소관부서로 배포한다.

④ 접수문서가 소관사항이 아닐 때에는 사유를 명시하여 즉시 주관부서로 회부해야 한다.

제30조(소관부서의 중복)

2개 이상의 부서와 관련된 경우에는 관련성이 더 많은 부서에 배포한다.

제31조(전언통신문의 처리)

전언통신문은 각 부서에서 직접 처리하고 다른 소관 전언통신문은지체 없이주무부서에 접수시켜야 한다.

제32조(문서의 보관, 보존)

문서의 보관ㆍ보존에관해서는‘문서보관ㆍ보존 세칙'에 따른다.

제33조(문서의 보안유지)

문서의 작성, 접수, 보관ㆍ보존, 폐기할 경우에는 보안에 유의해야 한다.

제4장 전자결재시스템

제34조(정의)

전자결재시스템이란 전자문서 양식에 따른 기안, 시스템 상의 결재 및 협의경로, 문서철을 구성하는 제반시스템을 말한다.

제35조(결재선의 적용)

결재선은 기안자를 시작으로 업무에 따른 결재선 규정에 따라 시행한다.

제36조(적용문서의 범위)

적용문서의 범위는 다음 각 호와 같다.

1. 기안문

2. 협조문

제37조(종이문서의 전자화)

외부문서나 내부문서들 중 종이문서로 접수된 문서는 스캔하여 전자화함을 원칙으로 한다. 다만, 문서가 책자이거나 다량의 첨부물인 경우 결재표지만 기안하여 병행 처리할 수 있다.

제38조(참조설명)

전자결재만으로 그 사안의 설명이 부족할 경우에는 출석설명을 요청할 수 있다.

제39조(결재)

문서의 전자결재는 문서 기안 후 24시간 이내 완료함을 원칙으로 하며 전자결재 방법은 전자서명(기안자, 검토자, 협조자, 결재권자의 명의가 전자문서상에 표시한 서명) 또는 결재비밀번호에 의한 문자서명으로 한다.(개정 `18.12.17.)

제40조(관인)

결재문서를 타 기관(부서)으로 발송할 때에는 관인을 날인해야한다. 다만 문서관리 규정에 의거하여 문서의 내용에 따라 관인을 생략할 수 있다.

제41조(보관)

내부결재가 완료된 문서는 관련규정에 따라 문서를 분류하여 문서함에 보관해야 한다. 문서함은 결재완료 후 임시 보관하는 임시 문서함과 보존기한에 따라 보관하는 전자문서고로 구분한다.

제42조(문서의 분류)

문서는 처리부서별, 기능(업무분장)별로 분류하고 기능별 분류단위를 단위문서라 한다. 단위문서 분류체계는 사무분장 규정에 따른다.

제43조(기록물)

단위문서를 형성하는 세부 분류철을 기록물철이라 하고, 모든 수(발)신 문서는 결재 후 기록물 등록부에 등재하여 관리한다.

제44조(기록물의 보관)

① 결재선의 최종 결재가 완료된 문서는 문서번호를 부여하여 관리 한다.

② 문서번호가 부여된 문서는 어떠한 경우에도 수정 또는 삭제할 수 없다.

③ 보관된 문서는 문서보관·보존 세칙에 따라 문서보존기간을 준수해야 한다.